Фото: Global Look Press
В Ростовской области вступает в силу новое распоряжение, касающееся деловой переписки. С Нового года документы, направленные в адрес любого органа исполнительной власти, будут приниматься только в электронном виде. Письма, написанные на бумаге, чиновники рассматривать не будут.
Донские чиновники решили отказаться от бумажных писем. С Нового года такие меры коснутся работников муниципалитетов, министерств, загсов и подобных ведомств. Рядовые жители Ростовской области по-прежнему смогут отправлять свои запросы как на бумаге, так и в электронном виде. Введение запрета на бумажную переписку связано с переходом на систему электронного документооборота «Дело». Новая система поможет не только упростить многие официальные процедуры, но и обезопасить внутреннюю переписку чиновников.
Раньше, чтобы письмо было доставлено конечному пользователю, приходилось очень долго ждать. Документ отправлялся в канцелярию, потом заместителям и так далее. Сейчас письмо сможет найти своего адресата в считаные секунды. Конечно, электронная почта тоже способна сделать это сию же минуту, но вы же понимаете, что стопроцентной гарантии того, что почта защищена, нет. Что касается новой системы, то она способна защитить личные данные своих владельцев, при этом все документы отправляются просто и быстро.
Переход на новую систему осуществлялся поэтапно. Работы велись с 2006 года. Несколько лет потребовалось для того, чтобы подключить к «Делу» компьютеры чиновников по всей Ростовской области, включая самые отдаленные районы. Сейчас переход на электронный документооборот находится в завершающей стадии, результатом которой как раз и стал полный отказ от бумажных носителей.
Систему «Дело» создали московские разработчики электронного офисного документооборота. Такая программа используется не только в Ростовской области, но и в других регионах России. Процесс перехода на эту систему занял несколько лет. С самого начала мы подключили первые 205 мест в приемных кабинетах муниципальных образований. Сейчас к «Делу» подключены 4500 мест. Эта система успешно работает даже в сельских поселениях Ростовской области.
Кроме того, в этом году для работы руководителей с электронными документами был разработан и внедрен программный сервис «Мобильный кабинет руководителя», что позволяет работать с письмами удаленно, находясь, к примеру, на выезде в муниципальное образование. Такой сервис, как уверяют чиновники, в разы уменьшил сроки прохождения писем.
Как бы печально это ни звучало, но для нашего времени бумажная переписка — это прошлый век. В российских компаниях весь документооборот уже давно ведется в электронном виде, через ту же программу «1С», а переписка — через удобный планировщик MS Outlook. Хорошо, что чиновники нашли свою альтернативу и работать им теперь станет проще. Но станет ли от этого легче простым людям?
В новой системе плюсов много. Все документы теперь будут храниться в упорядоченном виде, потеря важной информации сведется к нулю, а уровень защиты данных существенно повысится. Важно и то, что если в программе произойдет сбой, информацию можно будет восстановить из резервной копии, так называемого backup.
Видео
Надо было бы ликбез компьютерный провести среди населения среднего и старшего поколения. Например, у меня на работе две сотрудницы, одной 65, другой 57. Сколько их пытаются приучить к электронному ведению документов, и вижу, что так туго им это дается. Зато сыну 4,5, и он на просторах интернета как рыба в воде. Документы печатает и распечатывает, в скайпе с сестрой общается, на ютюбе мультики ищет, вот дети пошли…
Прислал
Илья Абросимов
Нет нет, электронный документооборот существенно ускоряет ту сторону бюрократического процесса, которая связана с бумажной волокитой, то есть с путешествием одной бумажки через несколько рук. В Татарстане давно работают с такими системами, сам лично пользовался, обращался в ГИБДД и в Роспотребнадзор, никаких нареканий нет. В ответ получал документы в письменном виде со всеми необходимыми подписями.
Рафаєль В. Макаров
Илья Абросимов
2 комментария к материалу. Показать отмеченные редакциейвсе